Privacy policy

Deze privacy policy (“Privacy Policy”) heeft als doel om de leden van de ledendatabank van Prebes vzw correct te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens.

  1. Algemeen
  2. Types van persoonsgegevens die we verwerken
  3. Doel van de verwerkingen
  4. Wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens
  5. Kwaliteitswaarborgen
  6. Ontvangers van persoonsgegevens
  7. Uw rechten

Download hier het pdf bestand.


1. Algemeen

 

Bepaling

Verklaring

1.1.

Uw persoonsgegevens wordt verwerkt door Prebes vzw, Diestersteenweg 88, 3510 Hasselt, België, met ondernemingsnummer 0424.273.050 (hierna: “Prebes”, “wij”, “ons). U kan ons steeds contacteren per e-mail via info@prebes.be  

Deze entiteit is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacy Policy.

1.2.

Elk begrip dat start met een hoofdletter (behalve eigennamen, woorden aan begin van opsomming,…) zal expliciet in deze Privacy Policy worden gedefinieerd. Indien en waar mogelijk gelet op de context, worden enkelvoudige woorden ook geïnterpreteerd in meervoud en omgekeerd.

Om ervoor te zorgen dat we dezelfde betekenis geven aan wat hier wordt geschreven, is het belangrijk dat bepaalde begrippen door u en door ons op dezelfde manier worden geïnterpreteerd.

1.3.

De verwijzing naar bepaalde wetgeving omvat ook elke wijziging, vervanging of nietigverklaring van wetgeving, met inbegrip van alle daarmee verband houdende uitvoeringsbesluiten.

Wetgeving kan veranderen en wij willen zeker zijn dat deze Privacy Policy in overeenstemming is met deze wijzigingen.

1.4.

Wij behouden ons het recht voor deze Privacy Policy van tijd tot tijd op eigen initiatief te wijzigen, aan te passen of aan te vullen. Deze wijzigingen, aanpassingen of aanvullingen zullen gecommuniceerd worden per e-mail en via de website. Indien u deze wijzigingen, aanpassingen of aanvullingen niet aanvaardt, dient u ons hierover te informeren door een e-mail te sturen naar info@prebes.be. Indien wij niet binnen drie (3) werkdagen nadat de wijzigingen, aanpassingen of aanvullingen werden gecommuniceerd een dergelijke
e-mail van u ontvangen, wordt u geacht alle wijzigingen, aanpassingen en aanvullingen ondubbelzinnig te hebben aanvaard.

Gezien wetgeving en interpretatie van wetgeving kan wijzigen, alsook bepaalde marktomstandigheden doorheen de tijd kunnen veranderen, moeten wij onze Privacy Policy kunnen updaten. Dit laat ons toe steeds accuraat te blijven.

Indien dit gebeurt, wordt u vriendelijk verzocht kennis te nemen van de gewijzigde Privacy Policy die we u via de website en via e-mail ter kennis zullen brengen. Indien u de wijzigingen niet aanvaardt, moet u ons dit laten weten per e-mail.

1.5.

In de meeste gevallen bekomen we uw persoonsgegevens rechtstreeks bij u. Het kan evenwel gebeuren dat uw bedrijf of organisatie u bij ons inschrijft. In de mate dat uw inschrijving via uw bedrijf of organisatie plaatsheeft, dient u al uw vragen of opmerkingen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens in onze ledendatabank in eerste instantie te richten tot uw bedrijf of organisatie.

U begrijpt dat wanneer het uw bedrijf of organisatie is die u bij ons inschrijft, dat ook dat bedrijf of organisatie in eerste instantie het beste geplaatst is om u te helpen met al uw vragen of opmerkingen met betrekking tot uw inschrijving.

 

2. Types van persoonsgegevens die we verwerken

 

Bepaling

Verklaring

2.1.

Als lid (ongeacht een commercieel contact of niet) van Prebes verwerken we van u de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (zoals uw naam, adres, geboortedatum en andere contactgegevens);
  • Gegevens betreffende uw beroep en betrekking;
  • Vormingsniveau.

Hier verduidelijken we welke types van persoonsgegevens we verwerken van al onze leden.

2.2.

Indien u als lid ook een spreker bent in het kader van Prebes-activiteiten, verwerken we van u nog de volgende persoonsgegevens:

  • Rijksregisternummer;
  • Geboorteplaats en geboortedatum;
  • Financiële identificatiegegevens (uw bankrekeningnummer).

Hier verduidelijken we welke types van persoonsgegevens we van sprekers nog bijkomend verwerken.

2.3.

Indien u als lid een Prebes Award hebt gewonnen, verwerken we van u nog bijkomend het volgende persoonsgegeven:

  • Vormingsniveau

Hier verduidelijken we welke persoonsgegevens we nog bijkomend verwerken van leden die een Prebes Award hebben gewonnen.

 

3. Doel van de verwerkingen

 

Bepaling

Verklaring

3.1.

De persoonsgegevens van de leden worden verzameld om de administratie mogelijk te maken van volgende zaken:

  • Lidmaatschap;
  • Opleidingen;
  • Netwerkevenementen;
  • Provinciale activiteiten.

We menen dat de doeleinden hier vermeld vrij helder zijn.

3.2.

De persoonsgegevens van de leden worden ook verzameld om het versturen van elektronische nieuwsbrieven mogelijk te maken.

We menen dat de doeleinden hier vermeld vrij helder zijn.

3.3.

De persoonsgegevens van commerciële contacten worden verzameld om communicatie op allerlei wijze mogelijk te maken.

We menen dat de doeleinden hier vermeld vrij helder zijn.

3.4.

De persoonsgegevens van de sprekers worden verzameld om de sprekersadministratie te faciliteren en om de uitbetaling mogelijk te maken.

We menen dat de doeleinden hier vermeld vrij helder zijn.

3.5.

De persoonsgegevens van auteurs van bijdragen omtrent veiligheidsnieuws worden verzameld om mogelijk te maken dat zij een bewijsexemplaar krijgen.

We menen dat de doeleinden hier vermeld vrij helder zijn.

 

4. Wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens

 

Bepaling

Verklaring

4.1.

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming voor de volgende doeleinden:

  • Commerciële contacten die meer informatie willen krijgen omtrent het commercieel aanbod;
  • Versturen van elektronische nieuwsbrieven.

De wet verplicht ons om precies aan te geven op welke rechtsgrondslag wij uw persoonsgegevens verwerken, rekening houdend met de doeleinden die wij in het vorige artikel hebben vermeld.

4.2.

De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, bestaande uit:

  • Het aanmaken van een lidmaatschap;
  • Deelname aan:
    • Opleidingen;
    • Netwerkevenementen;
    • Provinciale activiteiten;
  • Spreekopdrachten;
  • Winnaar van een Prebes award;
  • Auteursovereenkomsten.

De wet verplicht ons om precies aan te geven op welke rechtsgrondslag wij uw persoonsgegevens verwerken, rekening houdend met de doeleinden die wij in het vorige artikel hebben vermeld.

4.3.

De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Prebes voor wat betreft:

  • De administratie van bovenstaande opgesomde verwerkingen van de leden;
  • Het onderhouden van contact met commerciële contacten.

De wet verplicht ons om precies aan te geven op welke rechtsgrondslag wij uw persoonsgegevens verwerken, rekening houdend met de doeleinden die wij in het vorige artikel hebben vermeld.

 

5. Kwaliteitswaarborgen

 

Bepaling

Verklaring

5.1.

Wij doen ons uiterste best om enkel persoonsgegevens van u te verwerken die nodig zijn om de doeleinden zoals hierboven beschreven te verwezenlijken.

Wij streven ernaar om niet meer persoonsgegevens van u te verwerken dan wij nodig hebben voor de doeleinden die wij u hebben meegedeeld.

5.2.

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover het nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken of tot op het moment waarop u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt (voor zover de verwerking op uw toestemming gebaseerd is).

Wij zullen uw persoonsgegevens in de ruimst mogelijke mate de-identificeren wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden die hoger werden beschreven, tenzij:

  • Er een hoger belang van Prebes of enige andere derde partij voor handen is dat vereist dat uw persoonsgegevens in identificeerbare vorm worden gehouden;
  • Een wettelijke of bestuursrechtelijke verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel dat Prebes verhindert deze te de-identificeren.

Hier leggen we uit hoe lang we uw persoonsgegevens zullen bewaren op een manier die ons in staat stelt u te identificeren.

5.3.

Prebes neemt de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging.

De toegang voor personeel van Prebes of haar externe verwerkers zal slechts plaatsvinden voor zover deze toegang nodig is om de hoger vermelde doeleinden te verwezenlijken en zal onderworpen zijn aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. Deze maatregelen zijn op basis van inspanningsverbintenis en kunnen echter nooit worden gegarandeerd.

Wij streven ernaar uw persoonsgegevens veilig te bewaren.

 

6. Ontvangers van uw persoonsgegevens

 

Bepaling

Verklaring

6.1.

Prebes doet een beroep op derde-partij dienstverleners om u onze dienstverlening te kunnen aanbieden en de hoger vermelde doeleinden na te streven. Deze derde-partij dienstverleners werden met de grootste zorgvuldigheid geselecteerd en dienen Prebes contractueel de nodige waarborgen te bieden met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

De wet verplicht ons om precies aan te geven op welke rechtsgrondslag wij uw persoonsgegevens verwerken, rekening houdend met de doeleinden die wij in het vorige artikel hebben vermeld.

6.2.

Prebes werkt samen met bepaalde partners voor het organiseren van opleidingen en bepaalde activiteiten. Deze partners ontvangen uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de opleiding of activiteit mogelijk te maken. Deze partners zijn uit eigen hoofde verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

De wet verplicht ons om precies aan te geven op welke rechtsgrondslag wij uw persoonsgegevens verwerken, rekening houdend met de doeleinden die wij in het vorige artikel hebben vermeld.

 

7. Uw rechten

 

Bepaling

Verklaring

7.1.

U hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die Prebes van u verwerkt. Prebes behoudt zich het recht voor om een administratieve vergoeding in rekening te brengen voor meerdere opeenvolgende verzoeken om toegang die duidelijk zijn ingediend om Prebes hinder of schade te berokkenen.

Hier beschrijven we welke rechten u heeft ten aanzien van Prebes in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven.

7.2.

U hebt het recht om te vragen dat al uw persoonsgegevens die onnauwkeurig of foutief zijn, kosteloos worden verbeterd. U kan via de gebruikersinterface van onze ledendatabank zelf de nodige correcties aanbrengen van de gegevens die we over u verwerken.

Mocht u om één of andere reden toch nog een vraag tot verbetering tot ons direct willen richten, dient u bij dit verzoek steeds een bewijs te voegen dat de gegevens waarvoor correctie wordt gevraagd, onjuist zijn.

Hier beschrijven we welke rechten u heeft ten aanzien van Prebes in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven.

7.3.

U heeft het recht om uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor het ontvangen van communicaties in te trekken.

Hier beschrijven we welke rechten u heeft ten aanzien van Prebes in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven.

7.4.

U hebt het recht een verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen indien deze niet langer nodig zijn in het licht van de hierboven beschreven doeleinden of indien u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. U moet er echter rekening mee houden dat een verzoek tot verwijdering door Prebes zal worden afgewogen tegen:

  • Een hoger belang van Prebes of enige andere derde partij om uw persoonsgegevens alsnog te bewaren;
  • Een wettelijke of bestuursrechtelijke verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel die Prebes verhindert gegevens te verwijderen.

In plaats van verwijdering kunt u ook vragen dat Prebes de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt indien en wanneer (a) u de juistheid van die gegevens betwist; (b) de verwerking onrechtmatig is; of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

Hier beschrijven we welke rechten u heeft ten aanzien van Prebes in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven.

7.5.

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens, indien u kunt aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met uw bijzondere omstandigheden en die een dergelijk verzet rechtvaardigen.

Hier beschrijven we welke rechten u heeft ten aanzien van Prebes in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven.

7.6.

U hebt het recht om van ons alle persoonsgegevens die u ons verstrekt heeft in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen.

Hier beschrijven we welke rechten u heeft ten aanzien van Prebes in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven.

7.7.

Als u een verzoek wenst in te dienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar info@prebes.be. Een e-mail waarin wordt gevraagd om een recht uit te oefenen, mag niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek.

In dit verzoek moet u duidelijk vermelden welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor, indien nodig. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart waaruit uw identiteit blijkt. We wensen immers te vermijden dat ongerechtigden in uw naam een dergelijk verzoek zouden indienen.

Prebes zal de goede ontvangst van uw verzoek bevestigen. Indien het verzoek gegrond blijkt te zijn, zal Prebes het nodigde zo spoedig als redelijkerwijze mogelijk is, doen en uiterlijk dertig (30) dagen nadat zij het verzoek heeft ontvangen, u van de genomen acties in kennis stellen. Indien uw verzoek kennelijk ongegrond of onvolledig blijkt, zal Prebes u ook daarvan in kennis stellen.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Prebes, kunt u altijd contact opnemen met Prebes via info@prebes.be. Als u ontevreden blijft met het antwoord van Prebes, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, de Belgische privacycommissie. Ga voor meer informatie naar www.privacycommission.be.

Hier beschrijven we welke rechten u heeft ten aanzien van Prebes in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven.