KB over de oprichting en werking van een gemeenschappelijke interne dienst

Een nieuw koninklijk besluit (KB) tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk, wat de gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk betreft, werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 2 mei 2024, en treedt in werking op 1 juli 2024.

Grote en kleine diensten

Het koninklijk besluit beoogt in het bijzonder de versoepeling van de regels inzake de oprichting van gemeenschappelijke interne diensten voor preventie en bescherming op het werk, die zijn opgenomen in titel 2 van boek II van de codex over het welzijn op het werk. Door een onderscheid te maken tussen grote gemeenschappelijke interne diensten en kleine gemeenschappelijke interne diensten, laat het KB voortaan aan kleine groepen van werkgevers toe om een gemeenschappelijke interne dienst op te richten zonder een vrij ingewikkelde administratieve procedure te moeten doorlopen.

Grote gemeenschappelijke interne diensten

Het betreft gemeenschappelijke interne diensten die worden opgericht door een groep van werkgevers die bestaat uit meer dan 10 werkgevers, of die meer dan 2.000 werknemers tewerkstelt, of die beschikt over een eigen departement belast met het medisch toezicht.

Voor deze grote gemeenschappelijke interne diensten is altijd een voorafgaande toelating nodig. De verantwoordelijke werkgever kan daartoe een aanvraag tot oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst indienen bij de algemene directie Humanisering van de Arbeid (AD HUA) van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg door middel van het formulier dat beschikbaar is op de website van de FOD. Nadat de inspectie Toezicht Welzijn op het Werk heeft gecontroleerd of de voorwaarden vervuld zijn, wordt de toelating verleend bij ministerieel besluit.

Kleine gemeenschappelijke interne diensten

Voor een groep van werkgevers die niet meer dan 10 werkgevers telt, niet meer dan 2.000 werknemers tewerkstelt en die niet over een eigen departement belast met het medisch toezicht beschikt, werd de procedure voor de oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst sterk vereenvoudigd.

Dergelijke groepen van werkgevers hoeven niet langer een voorafgaande toelating te vragen voor de oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst als ze voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden in de codex. Ze moeten alleen de oprichting van de gemeenschappelijke interne dienst zo snel mogelijk melden aan de algemene directie HUA van de FOD Werkgelegenheid en een actuele lijst van alle betrokken werkgevers overmaken. De algemene directie HUA moet ook op de hoogte gebracht worden van elke wijziging van de werkgevers die gebruik maken van de gemeenschappelijke interne dienst.

Voorwaarden voor alle interne diensten

De gemeenschappelijke interne dienst is bevoegd voor alle werknemers die tewerkgesteld zijn bij de betrokken werkgevers.
Er bestaat een juridische, economische, geografische of technische band tussen de werkgevers.
Er wordt aangetoond dat de gemeenschappelijke interne dienst een duidelijke meerwaarde biedt voor de werkgevers en toelaat een doeltreffender preventiebeleid te voeren in vergelijking met de individuele interne diensten van deze werkgevers.
Er bestaat een akkoord tussen de werkgevers over de organisatie van de gemeenschappelijke interne dienst.
Elke werkgever duidt een contactpersoon aan.
Er bestaat een akkoord tussen de werkgevers in het geval zij een beroep wensen te doen op de deskundigheid inzake ergonomie, arbeidshygiëne of psychosociale aspecten van het werk.
Er bestaat een akkoord tussen alle Comités voor Preventie en Bescherming op het Werk over de oprichting van de gemeenschappelijke interne dienst, de aanstelling van de preventieadviseurs en hun prestatieduur.