De International Organization for Standardization (ISO) werkt aan een verbeterde versie van de High Level Structure (HLS) voor managementnormen.
Hoe het begon
Voor de lancering van ISO-normen voor managementsystemen moeten we terug naar het jaar 1994. Toen zag de intussen immens populaire norm voor kwaliteitsmanagement – met wereldwijd meer dan 1 miljoen certificaten – het licht: ISO 9001. Al snel ontwikkelden experten uit de meest uiteenlopende domeinen andere ISO-managementnormen, maar aan het begin van de 21e eeuw trokken de gebruikers van deze normen aan de alarmbel.
Het bos en de bomen
Het grootste probleem was dat elke managementnorm tot op zekere hoogte een eigen werkwijze volgde om de vereisten voor een managementsysteem te formuleren. Er was een gebrek aan eenduidigheid.
Vaak beginnen organisaties met ISO 9001. Wanneer vervolgens de meerwaarde van een kwaliteitsmanagementsysteem duidelijk wordt, schakelen ze een versnelling hoger. Je kan dan bijvoorbeeld kiezen om je te laten certificeren voor ISO 9001 of een bijkomende managementnorm introduceren. Maar wat als die andere norm een volledig nieuwe structuur heeft en andere vereisten stelt? Dan moet je weer van nul beginnen. ‘Dat kan beter’, dachten ze bij ISO. En zo kreeg de HLS vorm.
De HLS is een objectief antwoord op de vraag: wat is de essentie van een managementsysteem?
Hoe zorgt de HLS ervoor dat managementnormen beter op elkaar aansluiten?
De HLS vormt sinds 2012 de basis voor alle managementnormen van ISO. Elke managementnorm die daarna werd ontwikkeld of herzien, onderging dezelfde metamorfose. Samengevat betekent dit dat ze allemaal een uniforme basisstructuur kregen en dito vereisten. Thema’s zoals het belang van de context, de actieve betrokkenheid van het topmanagement en risicobeheer zijn bijvoorbeeld vaste onderdelen geworden. Je vindt ze ook altijd op dezelfde plaats terug in elke managementnorm. Zelfs ISO 9001, die zich vooral op klanteneisen richt, houdt daardoor rekening met alle stakeholders en een bredere context.
HLS biedt niet alleen een voordeel voor de normcommissies die nieuwe managementnormen ontwikkelen en voor auditoren, maar ook – en misschien vooral – voor de gebruikers ervan.
De meer dan 40 managementnormen hebben vandaag allemaal dezelfde kapstok.
Wat zijn de grootste voordelen van de HLS voor de gebruikers van managementnormen?
Elke managementnorm vult de HLS aan met specifieke vereisten van de (sub)sector en/of het onderwerp, maar de kerngedachte ligt vast. De normen zijn beter dan ooit op elkaar afgestemd en maken het eenvoudiger om een geïntegreerd bedrijfsvoeringsysteem modulair op te bouwen en uit te breiden. Dat biedt organisaties meer overzicht en een gedeelde visie over alle afdelingen heen. Het resultaat: pas je meerdere managementnormen toe, dan zullen je medewerkers beter samenwerken.
Je hebt ook minder tijd en middelen nodig om met een nieuwe managementnorm van start te gaan. Zo is de Plan-Do-Check-Act-cyclus een herkenbaar systeem. Eens je die onder de knie hebt, kan je het ook voor andere domeinen toepassen: van milieumanagement (ISO 14001) over energiebeheer (ISO 50001) tot gezondheid en veiligheid op het werk (ISO 45001). Dat maakt het dan weer eenvoudiger om voor meerdere certificaten te gaan.
Voor het opzetten van een geïntegreerd managementsysteem (IMS) betekent de kapstok die de HLS aanreikt immers ook een stevige houvast door de eenheid van structuur, begrippenkader en ‘taal’ die wordt gehanteerd. Een pluspunt dat ook door auditoren wordt gewaardeerd.”
Waarom is de HLS aan herziening toe en wat mogen we verwachten?
Geen paniek: de HLS blijft voor 90 tot 95% zoals ze nu is. De hoofdstukopbouw blijft bijvoorbeeld onveranderd. Wel zal het modulaire systeem verfijnd worden en bepaalde begrippen zullen mogelijk wijzigen of anders geformuleerd worden.