Vertrouwenspersonen kunnen een erg positieve impact hebben op het mentale welzijn van medewerkers. Voorwaarde is wel dat vertrouwenspersonen hun rol goed kunnen uitoefenen in de organisatie. Dit hangt af van een aantal factoren. Hoe versterk je de rol van de vertrouwenspersoon in je organisatie?
1. Wees duidelijk over wat je verwacht
Heldere afspraken tussen interne vertrouwenspersonen en hun werkgever kunnen helpen om conflicten te voorkomen. Met een aanstellingsbrief, waarin de taakomschrijving, de rol en de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon wordt gegarandeerd, kan de werkgever daar ook formeel uitdrukking aan geven.
2. Maak discretie mogelijk
Eerst en vooral dient de vertrouwenspersoon over de nodige plaats en tools te beschikken om vertrouwelijke telefonische en persoonlijke gesprekken te kunnen voeren. Als hij of zij verzoekers telefonisch te woord moet staan in een open landschapskantoor komt dat de discretie niet ten goede.
- Gesprekken moeten kunnen doorgaan op een locatie waar het mogelijk is elkaar discreet te spreken.
- Het is belangrijk dat hij of zij het mandaat krijgt om zich te verplaatsen voor een vertrouwelijk gesprek zonder dat hij of zij hierover teveel informatie moet geven.
- Indien hiervoor onkosten moeten gemaakt worden, moet de vertrouwenspersoon dit ook kunnen inbrengen zonder duidelijk is met wie hij of zij een gesprek heeft gehad.
- Een apart mailadres en beveiligde (digitale) plek voor dossiers is daarnaast ook van belang.
- Tot slot mag de vertrouwenspersoon zich door de werkgever nooit onder druk gezet voelen om informatie waarover hij of zij geheimhoudingsplicht heeft te delen.
3. Zorg voor opleiding, supervisie en intervisie
Daarnaast is het belangrijk om interne vertrouwenspersonen voldoende mogelijkheden te bieden om hun vakbekwaamheid te verbeteren via opleiding, supervisie en intervisie. De basisopleiding voor vertrouwenspersonen is in België verplicht, alsook een jaarlijkse supervisie.
Vertrouwenspersonen ruimte en mogelijkheden geven voor ad hoc intervisiemomenten bij moeilijke dossiers kan de kwaliteit van de dienstverlening alleen maar ten goede komen.
4. Bevorder bekendheid en toegankelijkheid
De werkgever kan ook de bekendheid en toegankelijkheid van de vertrouwenspersoon ondersteunen door interne acties. Het is natuurlijk niet voldoende om een intern vertrouwenspersoon aan te stellen, medewerkers moeten ook weten dat ze er (in vertrouwen) terecht kunnen.
Informatie over de interne vertrouwenspersoon en hoe deze bereikt kan worden dient dan ook niet alleen in het arbeidsreglement te staan, maar ook verder bekend gemaakt te worden via intranet, brochures en veel gebruikte kanalen in de organisatie.
Sommige organisaties zorgen ervoor dat de vertrouwenspersoon zich persoonlijk kan voorstellen in alle afdelingen van de organisatie. Dit is best tijdsintensief, maar naar toegankelijkheid loont het enorm.
Meer informatie
- Supervisie voor vertrouwenspersonen
- Informatie en documenten voor vertrouwenspersonen
- Gratis webinar (cyber)pesten voor vertrouwenspersonen
- Opleiding: (zelf)Inzicht en perceptie: hoe beter samenwerken?
- Opleiding: Rouw op de werkvloer